O arquivo fotográfico representa a totalidade das vossas fotografias e existe independente de qualquer software de edição e organização de imagem. É a materialização da vossa coleção de fotografias instanciada em ficheiros informáticos.

Uma das primeiras e mais importantes decisões que qualquer fotógrafo tem de tomar é a localização física do seu arquivo fotográfico. Isto porque, após a primeira sessão fotográfica ou quando se atinge pela primeira vez a capacidade do cartão de memória, mais cedo ou mais tarde irá surgir a necessidade de mover as fotografias para o suporte digital onde vão ser armazenadas, normalmente o disco rígido do computador onde posteriormente se irá dar lugar à tarefa de edição de imagem. A pergunta que todos fazemos, consciente ou inconscientemente, é: onde?

Antes de responder a essa questão, partilhando uma vez mais a minha própria experiência, gostaria de colocar um ponto prévio sobre o momento certo para fazer saltar as fotografias do cartão de memória para o arquivo. Essa tarefa deverá ser realizada o mais próximo possível do final da sessão fotográfica. Se possível, no final do dia de trabalho ou após a sessão fotográfica, caso tenhamos disponibilidade, as imagens devem ser importadas do cartão de memória através do nosso processo habitual de importação (mais sobre este processo noutro artigo) e os cartões devem ser imediatamente formatados (sempre na máquina) para os preparar para nova sessão, ao mesmo tempo que prolongamos a sua vida útil e minimizamos a ocorrência de erros e outros problemas nesses dispositivos tão importantes no momento da captura.

Conheço muitas pessoas que passados meses ainda têm fotografias alojadas nos cartões de memória e que inclusive os usam em repetidas sessões até os encherem, gerindo depois o seu espaço na própria câmara, sujeitando-os a erros e outros problemas que podem, por vezes, impedir o acesso às fotos neles alojados. Desaconselho de todo esta prática. Os cartões devem ser formatados após cada sessão, logo que tenhamos a certeza que as fotos nele contidas estão em lugar seguro. Para terem uma ideia, o meu primeiro compactflash foi comprado no ano 2000 e desde então já tive vários cartões de memória sem que um único alguma vez se tenha estragado ou corrompido qualquer imagem.

Esclarecido que está então o momento em que deve importar as suas fotos, a decisão a tomar está então no destino a utilizar para o arquivo fotográfico. Que estrutura de pastas devemos usar e para onde devem ser copiadas as imagens?

Aposto que cada um de vós está familiarizado com o uso de pastas (ou diretorias para os que andam nestas andanças da informática há mais tempo) e se baseia nelas em grande parte para gerir a forma como organiza os seus documentos e toda a informação que tem guardada no seu computador pessoal ou mesmo profissional. O sistema de pastas (folders em inglês) é um sistema simples de organização e que nos permite arrumar ideias tal como fazemos nas prateleiras lá de casa. É o sistema perfeito para quem é arrumadinho e principalmente para quem têm boa memória, uma vez que depois é necessário saber onde se arrumou as coisas ou pelo menos em que pasta é suposto procurar este ou aquele documento. Este sistema também funciona bem com imagens, desde que não se tenha um arquivo com dezenas de milhares de fotos criadas ao longo de anos, nos mais variados locais e situações, de temas distintos, com câmaras diferentes. E é preciso ter em conta que só quem criou o sistema de arquivos é que alguma vez conseguirá encontrar alguma coisa, pois todos os outros desconhecem a estrutura que criamos na nossa cabeça…

Por todas estas razões, aplicações como o Adobe Lightroom facilitam e muito na hora de aceder à informação de forma simples, rápida e intuitiva. E por qualquer pessoa, claro está, tornando este tipo de software obrigatório em ambientes em que várias pessoas têm acesso ao mesmo arquivo fotográfico. Para o Lightroom, as fotos podem estar em qualquer pasta, todas juntas, separadas em centenas de pastas, de tamanhos e nomes variados. Para o Lightroom só interessa saber a localização, mas nunca a estrutura, pois a gestão das imagens no catálogo é feita através de um sistema de base de dados e não sobre um sistema de pastas em disco. Isto é uma ótima notícia para todos nós, pois diz-nos que o Lightroom está preparado para se adaptar a qualquer estrutura de ficheiros que tenhamos escolhido!

Mas como é óbvio, isto não é razão para não termos regras na localização das nossas imagens e nem eu teria começado a escrever este artigo se não houvesse algo que acho importante partilhar convosco. Principalmente porque há um ponto extremamente importante que precisa de uma organização de ficheiros eficiente e bem pensada: a nossa política de cópias de segurança, tema que vou abordar no próximo artigo da série.

Bom, mas chega de conversa. Assim sendo, qual a primeira decisão a tomar? A pasta principal onde irão “cair” todas as nossas fotos.

Aconselho a criarem na raiz do vosso disco rígido (e claro está em todos os discos externos onde vão armazenar as fotos) uma pasta com um nome sugestivo do tipo “ArquivoFotografico”, “Fotos”, “Photos”, “AsMinhasFotos” ou outro semelhante. Esta será a pasta pai (ou mãe) e será por debaixo desta que tudo irá parar. Como podem calcular isto tem inúmeras vantagens:

• Permite uma rápida identificação e localização de qual a pasta onde estão todas as fotos;
• Permite uma gestão simples do arquivo fotográfico, pois se necessitarmos de o copiar ou de o mover para outro disco maior, a operação que temos de efetuar é sempre sobre uma única pasta;
• Permite uma mais simples gestão dos ficheiros e de unidades externas dentro do próprio Lightroom. Se pretendermos alternar de uma unidade externa para interna ou entre unidades externas, se as fotos estiverem sempre debaixo da mesma pasta será mais simples dizer ao Lightroom onde se encontram (isto se ele próprio não for capaz de o fazer automaticamente).

Como devemos então organizar os ficheiros dentro da tal pasta de nível superior a que eu vou chamar de “Fotos”? Uma decisão importante a tomar é conseguir uma estrutura que permita escalabilidade, ou seja, que esteja preparada para crescer à medida que cresce o nosso arquivo de imagens. Se hoje temos dois ou três milhares de fotos que cabem num disco externo de 1TB, amanhã poderemos ter 100.000 que precisam de ser divididas por 3 ou 4 discos. Além disso, é importante usarmos uma organização que mantenha as pastas criadas estanques, ou seja, imutáveis no seu conteúdo. Por exemplo, se usarmos uma organização do tipo Local, as pastas vão estar sempre a ver alterado o seu conteúdo, pois se fotografarmos, por exemplo, várias vezes na Serra de Aire, como é o meu caso, teríamos de estar sempre a inserir novas fotos nessa pasta, o que dificulta em muito a gestão das cópias de segurança da própria pasta.

Assim sendo, a minha recomendação é que usem uma hierarquia baseada em datas.

Por forma a facilitar esta organização eu arrumo todos os meus ficheiros em subpastas por anos. Assim sendo, a minha primeira organização será algo do género:

Estrutura de ficheiros

Desta forma, como as pastas de cada ano não crescem (por vezes decrescem quando andamos a fazer limpezas… apagando fotos que já estamos preparados para as eliminar), podemos de forma eficaz dividi-los pelos nossos discos externos com a segurança que não vamos ter de os mover para discos maiores ou rearranjar tudo se as pastas aumentassem de tamanho. Por exemplo, se as pastas de 2000 a 2004 (anos em que tinha uma compacta) cabem todos num disco de 500GB posso calmamente guardá-las lá e partir para o próximo disco para os próximos anos. E assim sucessivamente…

Adicionalmente a esta organização por ano, tenho ainda uma organização adicional por data de captura de cada sessão. Assim, por debaixo de cada ano guardo os ficheiros por sessão de captura, organizada por data e modelo de máquina. Exemplificando, se estiver a importar uma sessão de paisagem natural feita na Serra da Estrela no dia 5.12.2012 com a minha 5D Mark III irei importar as minhas fotos para a pasta: Fotos201220121205_5DMk3_EstrelaNascerDoSol

Mas no próprio dia, se aproveitar para ir passar com os miúdos até à Torre e fazer umas fotos de família com a 5D e também com a compacta Lumix, essas imagens serão importadas para duas pastas diferentes (até porque são de cartões diferentes):

Fotos201220121205_5DMk3_MiudosNaTorre
Fotos201220121205_Lumix_MiudosNaTorre

A decisão de usar duas pastas diferentes para camaras diferentes prende-se muito com a resolução e a qualidade das imagens de cada uma e também com uma decisão tomada há uns anos, quando a estrutura de pastas ainda era importante para mim. Quando depois estou a visualizar as imagens no Lightroom para impressão ou edição, não gosto de estar a ver imagens de camaras diferentes misturadas. Mas podem ignorar esta característica se preferirem ver toda uma sessão, independente da camara usada, numa mesma pasta. Até porque o Lightroom permite depois saber com que camara foram feitas as imagens e filtrar camaras que não queiramos ver.

A nomenclatura destas pastas é então constituída pela data no formato AAAAMMDD, um código identificativo do modelo da câmara e finalmente uma descrição da sessão fotográfica. Isto tudo separado por “_”. Recomendo a não utilização de caracteres especiais e letras acentuadas. Isto é muito importante. Podem usar espaços na descrição, mas nunca usem acentos ou caracteres especiais. Isto porque se moverem o catálogo e os ficheiros entre Mac e Windows vão ter problemas, pois um catálogo gravado no Windows fica com uma codificação diferente no Mac e depois o Lightroom não consegue encontrar as pastas e as vossas imagens. Muita atenção neste ponto: não usar caracteres especiais e acentos no nome das pastas.

Na parte II deste artigo vou partilhar convosco como fazer a gestão dos ficheiros que acabamos de importar do cartão, no que diz respeito a movê-los entre pastas, renomeação de nomes dos arquivos, apagar, etc…

E lembrem-se, até aqui, a única coisa que fizemos foi transferir as fotos do cartão de memória para o disco rígido do nosso computador ou um disco externo, ou seja, o suporte de armazenamento principal do nosso arquivo fotográfico. Atenção, as fotos ainda não estão seguras nem prontas para serem editadas. Apenas foram passadas do cartão de memória para o arquivo. Falta um passo adicional para poderem ser trabalhadas, que é a cópia das novas pastas para um suporte adicional de backup (cópia de segurança). Mas mais sobre este tema na segunda parte deste artigo.

Até lá, boas fotos!

PS. Para os que quiserem aprofundar o tema, recomendo o livro de Peter Krogh: The DAM Book. Nesta obra o autor leva até à exaustão toda a temática da gestão de conteúdos digitais para fotógrafos.